Automatyzacja mierzenia czasu pracy: 10 argumentów za wdrożeniem

Automatyczne rejestrowanie czasu pracy to oszczędność czasu, pieniędzy i nerwów. Jeśli jednak wciąż potrzebujesz więcej argumentów za wdrożeniem takiego narzędzia w twojej firmie, ten post jest zdecydowanie dla ciebie.

Po co mojej firmie narzędzie do mierzenia czasu pracy pracowników?

Prowadzenie rejestracji czasu pracy online powoli staje się standardem w polskich firmach, zwłaszcza w przypadku monitorowania pracy zdalnej. O ile sama rezygnacja z używania spreadsheetów i ewidencjonowanie czasu pracy za pomocą programów kadrowo płacowych to dobry prognostyk, o tyle wielu przedsiębiorców, bez względu na to jak dużą firmę prowadzi, wciąż nie wie, jak w pełni wykorzystać możliwości takich narzędzi – zwłaszcza, jeśli decyzja o zakupie została podjęta „na ślepo”.

Tymczasem ewidencja czasu pracy pracowników dotyczy każdego pracodawcy i jest objęta przepisami prawa pracy – nie powinien być zatem traktowany po macoszemu. Niezależnie od tego ilu pracowników zatrudnia twoja firma i jakiego grafiku pracy przestrzegacie, system rejestracji czasu pracy online to wasz klucz do efektywnego zarządzania czasem pracy i planowania zasobów w projekcie. Decyzję o formie ewidencji czasu pracy podejmuje pracodawca, więc nic nie stoi na przeszkodzie, by wdrożyć w twojej firmie automatyczne rozwiązanie online.

Wybierz takie narzędzie, które nie tylko zastąpi papierowe karty ewidencji czasu pracy, ale również przygotuje dla ciebie raporty dotyczące wydajności zespołu i postępów prac w projekcie, zarejestruje dni wolne i godziny nadliczbowe, a także ułatwi przygotowywanie listy płac oraz rozliczanie klientów.

Jak działa automatyczna rejestracja czasu pracy?

Narzędzia do rejestracji czasu pracy online, takie jak automatyczny time tracking od TimeCamp, mierzą godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy za pomocą aplikacji desktopowej zainstalowanej na komputerach pracowników. TimeCamp wypełnia timesheety w czasie rzeczywistym wpisami czasu przypisanymi do konkretnych zadań na podstawie wcześniej określonej listy słów kluczowych.

Automatyczny system rejestracji czasu pracy:

• Dostosowuje się do potrzeb pracowników, działa w tle i nie rozprasza ich,
• Oferuje większą elastyczność, nie marnuje cennego czasu na ręczne wypełnianie spreadsheetów lub papierowych kart pracy i wysyłanie ich do pracodawcy w celu zatwierdzenia,
• Doskonale sprawdza się w monitorowaniu pracy zdalnej – działa jak elektroniczna lista obecności i automatycznie rejestruje informacje o godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy przez pracowników wykonujących obowiązki z domu.

Wypróbuj automatyczny time tracking w swojej firmie i miej pewność, że grafik pracy zawsze jest dostosowany do obecnych mocy przerobowych twojego zespołu.

Jakie inne funkcje oferują narzędzia do automatycznego time trackingu?

Automatyczna rejestracja czasu pracy to nie tylko proces gromadzenia godzin przepracowanych przez zatrudnionych pracowników. Aplikacje takie jak automatyczny time tracker od TimeCamp oferują intuicyjny interfejs i mnogość różnych funkcji, które wspomagają prowadzenie ewidencji i planowanie czasu pracy w twojej firmie.

Wygodne timesheety

Timesheety od TimeCamp dostępne są jako:

• Widok dzienny: listy wpisów czasu pracy zarejestrowanych przez pracowników w określonym dniu, umożliwiają szybki start nowego timera lub ręczne dodawanie wpisu,
• Widok kalendarza: wpisy czasu widoczne są jako bloki w ujęciu tygodniowym, podobnie jak w widoku dziennym dodasz tu nowy wpis czasu pracy lub uruchomisz timer,
• Widok tygodniowy: wygodna tabela służąca do rejestracji czasu pracy za cały tydzień jednocześnie.

Godziny pracy zarejestrowane za pomocą aplikacji mobilnej, aplikacji desktopowej czy rozszerzenia dla przeglądarki internetowej natychmiast pojawiają się w timesheetach jako wpisy czasu pracy pracowników. Tak prowadzona ewidencja czasu pracy pracowników to klucz do sprawiedliwego rozliczania zespołu za wykonaną pracę, zwłaszcza w przypadku pracy zdalnej.

Timesheety dostępne są w wersji przeglądarkowej. Jeśli pobierzesz aplikację mobilną, otrzymasz dostęp do widoku dziennego, z którego dodasz ręcznie nowy wpis lub uruchomisz timer.

Tworzenie raportów

Z raportami od TimeCamp przestanie być tajemnicą to, ile twoim pracownikom zajmuje wykonywanie poszczególnych zadań. Przejrzyste podsumowania czasu pracy online zapewniają pełną transparentność działań oraz pomagają kontrolować zgodność planu pracy z faktycznym zużyciem zasobów w projektach.

Zarządzanie nieobecnościami i nadgodzinami

Rejestracja czasu pracy od TimeCamp obejmuje również monitorowanie wszelkich nieobecności, od zwolnień lekarskich po urlopy wakacyjne i okolicznościowe. Działa jak elektroniczne wnioski urlopowe – wystarczy jedynie zmienić typ dnia i poczekać na zatwierdzenie managera zespołu (w imieniu pracodawcy).

TimeCamp dba również o kwestie związane z rejestracją godzin nadliczbowych i w porze nocnej, zapewnianie pracownikom odpoczynku dobowego oraz dostarczenie danych potrzebnych do przygotowania grafiku pracy i tworzenie dokładnych list płac, uwzględniając rodzaj zawartej umowy. Sprawdza się również w przypadku pracowników otrzymujących ryczałt.

Rozliczanie klientów i wystawianie faktur

Z TimeCamp rozliczysz swoich klientów w mgnieniu oka. Dzięki możliwości rejestracji czasu pracy pracowników oraz przypisywaniu określonych stawek godzinowych do poszczególnych klientów możesz wystawić fakturę bez potrzeby korzystania z zewnętrznego narzędzia. Wybierz zadanie, dodaj przepracowane godziny i określ zakres dat, by wygenerować fakturę i wysłać ją bezpośrednio do klienta.

Monitorowanie aktywności komputerowych

Automatyczny system ewidencji czasu pracy od TimeCamp monitoruje również w czasie rzeczywistym aktywności komputerowe takie, jak okna w przeglądarce internetowej czy używane aplikacje. Informacje te są podstawą statystyk dotyczących produktywności i efektywności czasu pracy, które dostępne są zarówno dla osób, które zarządzają zakładem pracy, jak i dla samych pracowników oraz uaktualniane są w czasie rzeczywistym.

Aplikacja Kiosk

Rejestrator czasu pracy, a raczej w tym przypadku elektroniczna lista obecności, to narzędzie idealne dla sektorów takich jak fabryki i magazyny, ale również dla szpitali i branży hotelarskiej. Działa ona z dowolnego miejsca, potwierdzając obecność pracowników w pracy za pomocą specjalnie wygenerowanych dla nich kodów PIN.

Kiosk działa jak mobilny rejestrator czasu pracy – nie jest powiązany z konkretnym urządzeniem. Wyświetlisz go na laptopie, tablecie czy telefonie – pamiętaj tylko, by ustawić wybrany sprzęt w miejscu łatwo dostępnym dla wszystkich pracowników.

Korzyści ze stosowania automatycznej ewidencji czasu pracy pracowników

Automatyczne monitorowanie czasu pracy pracownika i funkcje takie, jak raporty czasu pracy czy zarządzanie nieobecnościami skutecznie redukują koszty operacyjne oraz czas przeznaczony na żmudne zadania administracyjne.

Poznaj dziesięć najważniejszych korzyści płynących z wdrożenia automatycznej ewidencji czasu pracy pracownika w twojej firmie:

• Dokładność w rozliczeniach z klientami – Dzięki automatycznej ewidencji czasu pracy precyzyjnie zmierzysz godziny pracy nad projektami. Wspiera to dokładne fakturowanie i eliminuje ryzyko błędów.
• Optymalizacja produktywności – Automatyczny pomiar czasu pracy daje wgląd w efektywność pracy pracowników, co pomaga identyfikować zadania angażujące czas pracy w nadmierny sposób oraz obszary wymagające optymalizacji. Znając przyczynę, łatwiej jest wymyślić rozwiązanie adekwatne do problemu, prawda?
• Oszczędność czasu administracyjnego – Automatyzacja pomiaru czasu i elektroniczna lista obecności minimalizują konieczność ręcznego raportowania godzin, co zmniejsza obciążenie administracyjne i pozwala spożytkować ten czas na inne, bardziej kreatywne obowiązki.
• Lepsze planowanie zasobów – Dane z systemu pozwalają lepiej planować i alokować zasoby do projektów, zwiększając efektywność zarządzania zespołem.
• Łatwość monitorowania realizacji projektów – Automatyczne mierzenie czasu umożliwia śledzenie postępu prac nad projektami i monitorowanie, czy są realizowane zgodnie z harmonogramem.
• Przejrzystość dla klientów – Dokładne raporty z wykorzystania czasu pracy budują zaufanie klientów, dzięki transparentności i szczegółowym danym na temat zrealizowanych działań. Możesz również dodać swoich klientów do TimeCamp jako gości, aby na bieżąco mogli sprawdzać postępy prac w ich projektach.
• Redukcja zbędnych kosztów – Systemy wspomagające ewidencję czasu pracy pomagają identyfikować zadania generujące dodatkowe koszty i ułatwiają ich eliminację, co wpływa na optymalizację budżetu.
• Lepsze zarządzanie czasem pracy pracowników – Dzięki analizie danych z systemu, pracodawcy mogą identyfikować momenty największej i najmniejszej produktywności. Dane te pomagają przygotować grafik pracy uwzględniający informacje o dniach wolnych (z uwzględnieniem zapisów kodeksu pracy), pracy w porze nocnej i wcześniej zawnioskowanych urlopach.
• Wsparcie przy rozliczaniu projektów z klientem – Automatyczna funkcja rejestrowania czasu pracy i przejrzyste raporty zapewniają łatwy dostęp do historii pracy nad projektami, co ułatwia rozliczenia z klientami i udowadnia nakład pracy w ukończenie zlecenia.
• Poprawa zaangażowania i organizacji pracy – Świadomość prowadzenia ewidencji czasu pracy online motywuje pracowników do dbania o swój grafik pracy i kontrolowanie godzin przeznaczonych na konkretne zadania, skłaniając ich do bardziej efektywnego wykorzystywania czasu pracy.

Czas pracy pracowników jest najważniejszym zasobem twojej firmy. Załóż darmowe konto w TimeCamp i naucz się jak poprawnie rejestrować czas pracy online, wycisnąć z tego czasu jak najwięcej dzięki intuicyjnym raportom oraz prowadzić ewidencję czasu pracy tak, by twoi pracownicy zawsze otrzymywali sprawiedliwe wynagrodzenie.

Autor: Ola Rybacka, Content Specialist i Produkt Marketer w TimeCamp